5 Easy Facts About Gestión de Documentos Described
5 Easy Facts About Gestión de Documentos Described
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Además, una buena gestión documental implica asegurar que los documentos cumplen con las normativas y regulaciones correspondientes, lo que resulta important para la protección de datos y la privacidad.
Incumplimiento de regulaciones: Las empresas pueden enfrentar sanciones por no cumplir con las normativas de conservación y gestión de documentos.
La automatización de flujos de trabajo mejora la eficiencia operativa al automatizar procesos repetitivos y rutinarios. Las funcionalidades incluyen:
Software de gestión documental propietario: es desarrollado por un proveedor que ofrece servicios integrales, incluyendo soporte técnico y almacenamiento seguro en sus servidores.
Solpheo Suite está disponible tanto en plataformas Cloud como On Premise lo que permite a los empleados acceder a los documentos estén donde estén y desde cualquier dispositivo.
El primer paso en la implementación de un DMS es realizar un análisis exhaustivo de las necesidades de la organización. Este análisis debe incluir:
El Manage de versiones es una funcionalidad crítica que permite a las organizaciones mantener un registro de todas las modificaciones realizadas en los documentos. Incluye:
Minimizar errores: Elimina la posibilidad de errores humanos en la clasificación y almacenamiento de documentos.
Esta plataforma brinda la flexibilidad necesaria para acceder a documentos y datos empresariales desde cualquier dispositivo y en cualquier momento, potenciando la productividad y la colaboración.
20 de junio de 2024 / gestión-documental / Por admin Los Sistemas de Gestión Documental (DMS) son herramientas esenciales que permiten a las organizaciones administrar sus documentos de manera digital, optimizando procesos y mejorando la productividad.
Dichos documentos no tienen una organización establecida de sus contenidos, al contrario de lo que sucede con los datos almacenados en una base de datos definida.
Controlar los accesos para software de gestión documental respaldar la seguridad de los documentos. También evitar la fuga o pérdida de información y garantizar la confidencialidad de los archivos.
Costes Iniciales Reducidos: Los modelos de pago por uso o suscripción mensual reducen los costes iniciales, ya que no es necesario invertir en hardware o licencias de software costosas.
Estas herramientas permiten a los equipos colaborar, almacenar y compartir archivos en tiempo authentic, facilitando una gestión centralizada sin coste alguno.